Kotiosoitetodiste

Kotiosoitetodiste (residential address proof) on yksi Hongkongin erikoisuuksista. Hongkongissa ei ole samanlaista väestörekisteriä tai väestötietojärjestelmää kuin esimerkiksi Suomessa, joten kotiosoite todistetaan kotiosoitetodisteella. Tämä koskee sekä paikallisia hongkongilaisia että ulkomaalaisia henkilöitä.

Kotiosoitetodiste on periaatteessa mikä tahansa asia, joka todistaa vastaanottajaa tyydyttävällä tavalla, että kotiosoite on luotettavalla tavalla ilmoitettu ja todistettu.

Hongkongilaisilla pankeilla on tiukin linja kotiosoitetodisteen suhteen. Heidän vaatimuksensa kotiosoitetodisteelle ovat seuraavat:

  • englannin- tai kiinankielinen
  • enintään 3 kk vanha
  • alkuperäinen paperinen kappale
  • ”utility bill” eli sähkölasku, puhelinlasku tai vastaava, taikka tiliote, luottokorttilasku tai vastaava

Koska Suomessa käytetään nykyään hyvin vähän paperisia laskuja, jotka ovat lähtökohtaisesti suomeksi, niin kannattaa hyvissä ajoin hankkia englanninkielinen paperinen kotiosoitetodiste, jos sellaisen tarvitsee hongkongilaista pankkia varten.

China Operations Supportin vaatimukset kotiosoitetodisteelle ovat seuraavat:

  • suomen-, ruotsin-, englannin- tai kiinankielinen
  • enintään 3 kk vanha
  • alkuperäinen paperinen kappale tai hyvälaatuinen skannattu kopio, jossa näkyy koko asiakirja
  • ”utility bill” eli sähkölasku, puhelinlasku tai vastaava, taikka tiliote, luottokorttilasku tai vastaava, vakuutuslasku, ote väestötietojärjestelmästä (mahdollisesti muutkin käyvät)

 

 

Minkä lainsäädännön mukaan hongkongilainen yritykseni toimii?

Hongkongilainen yhtiön on noudatettava ensi sijassa Hongkongin lakeja, joista keskeisimpänä on Companies Ordinance, Cap. 622, joka on paikallinen yhtiölaki.

Vaikka Hongkong on osa Kiinan kansantasavaltaa, niin sillä on erikoishallintoalueena omat lait, mukaan lukien oma yhtiölainsäädäntö.

Kun hongkongilainen yhtiö toimii Hongkongin ulkopuolella, niin yhtiön on noudatettava myös relevantteja kohdemaan lakeja.

 

Mikä on yhtiösihteeri?

Hongkongilaisessa yrityksessä ei tarvitse olla hongkongilaista tai Hongkongissa asuvaa osakasta eikä hallituksen jäsentä. Tämän sijaan jokaisessa yrityksessä on oltava hongkongilainen yhtiösihteeri (company secretary), jonka vastuulla on tiettyjen asiakirjojen ja tietojen ilmoittaminen Hongkongin hallinnolle. Yhtiösihteeri esimerkiksi ilmoittaa yritysrekisteriin yrityksen hallituksessa tapahtuneista muutoksista. Yhtiösihteeri muistuttaa asiakasta Hongkongin hallinnolle säännöllisesti tehtävistä ilmoituksista ja hoitaa ne eteenpäin, mikä on yksi asia pois itse osattavien ja muistettavien asioiden listalta.

Yhtiösihteerin asema on vastuullinen. Yhtiösihteerin syyllistyessä laiminlyönteihin tai väärinkäytöksiin rangaistuksena voi olla jopa sakkoa tuhansia euroja ja vankeutta.

Yhtiösihteeripalvelujen tuottaminen on Hongkongissa luvanvaraista toimintaa ja edellyttää Trust or Company Services Provider -erikoislupaa. China Operations Supportin lupanumero on TC000230. Lisätietoa luvanvaraisuudesta Hongkongin yritysrekisterin sivuilta, missä voit myös tarkastaa että tietyllä yrityksellä lupa on kunnossa: https://www.tcsp.cr.gov.hk/tcspls/index

China Operations Support toimii yhtiösihteerinä perustamilleen yrityksille ja pitää huolen, että viranomaisilmoitukset ja rekisteröinnit hoidetaan oikein ja ajallaan.

 

Mitä velvollisuuksia minulla on hallituksen jäsenenä?

Hallituksen jäsen (director) tai jäsenet vastaavat yrityksen toiminnasta. Hongkongin yhtiörekisteri on julkaissut muutaman sivun englanninkielisen lehtisen A Guide on Directors’ Duties directorin vastuun yleisistä periaatteista, johon kehotetaan tutustumaan. Periaatteet ovat järkeenkäypiä ja voisi melkein tiivistää siihen, että ajetaan yrityksen eikä omaa etua, toimitaan rehdisti ja hoidetaan kirjanpito tilintarkastuksineen. Director on myös velvollinen mm. pitämään kotiosoitetietonsa ajan tasalla Hongkongin yritysrekisterissä (Companies Ordinance Cap. 622, Section 645).

 

Paljonko kirjanpito ja tilintarkastus maksavat Hongkongissa?

Tilitoimistot hinnoittelevat palvelunsa itsenäisesti, joten yhtä listahintaa ei ole olemassa. Tavallisesti kirjanpidon ja tilintarkastuksen hintaan vaikuttavat tositteiden määrä, liikevaihto, tilitapahtumien monimutkaisuus, kiinteistöjen omistaminen jne. Asiakkaamme ovat sanoneet tilitoimistopalvelujen olevan Suomea edullisempia.

Kirjanpidon voi hoitaa Suomessa tai Hongkongissa, mutta tilintarkastus on tehtävä Hongkongissa. Koska Hongkongissa ei ole arvonlisäveroa ja siten kuukausittaisia ilmoituksia, niin kirjanpidon tekeminen on helpompaa kuin Suomessa. Kirjanpidon voi tehdä itsekin englanniksi. Markkinoilla on myös paljon ohjelmistoja kirjanpidon tekemiseen.

 

Tarvitseeko hongkongilaisen osakeyhtiön tehdä kirjanpitoa?

Kyllä.

Jokaisen hongkongilaisen yrityksen on tehtävä kirjanpitoa, johon merkitään kaikki yrityksen vastaanottamat ja suorittamat maksutapahtumat, kaikki ostot ja myynnit sekä yrityksen omaisuus ja vastuut. Kirjanpidon tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot englanniksi tai kiinaksi yrityksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. (Companies Ordinance Cap. 622, Part 9, Division 4)

Tilikauden päätteeksi hongkongilainen valtuutettu kirjanpitäjä (CPA Practising) tekee tilintarkastuksen. Yritys saa päättää itse ensimmäisen tilikautensa päättymisen ajankohdan, mutta kuitenkin enintään 18 kuukautta yrityksen rekisteröimispäivästä. Tämän jälkeen tilikausi on 12 kuukautta. Hongkongilaisten yritysten tilikausi päättyy yleisimmin 31.12. tai 31.3.

Yritys on velvollinen säilyttämään kirjanpitomateriaalin vähintään 7 vuotta.

 

Miten hongkongilainen yritykseni saa pankkitilin?

Hongkongin lainsäädäntö ei edellytä yrityksellä olevan pankkitiliä.

Hongkongilainen yritys voi avata pankkitilin valitsemassaan pankissa, kyseisen pankin ehtojen mukaan. Pankki voi olla hongkongilainen, suomalainen tai muun maalainen. Suosittelemme kysymään ensiksi omasta jo käyttämästäsi pankista mahdollisuutta avata pankkitili hongkongilaiselle yrityksellesi.

Jos hongkongilainen yrityksesi toimii holdingyrityksenä mannerkiinalaiselle yrityksellesi, niin tarvitset holdingyritykselle hongkongilaisen pankkitilin Kiinan kauppaministeriön vaatimusten vuoksi.

 

Mitkä ovat kustannukset yritykselle, kun vuosi on kulunut?

Hongkongilaisella yrityksellä on oltava aina mm. voimassa oleva hongkongilainen virallinen rekisteröity osoite, hongkongilainen yhtiösihteeri nimitettynä sekä liiketoimintalisenssi voimassa. Nämä sisältyvät asiakkaillamme yrityksen hallinnointipalveluun, jolloin ne ovat voimassa niin kauan kuin palvelusopimuskin.

Kirjanpitoon ja tilintarkastukseen liittyvät palvelut suorittaa ja laskuttaa hongkongilainen kumppanitilitoimistomme tai asiakkaan valitsema tilitoimisto.